Чтобы оперативно замещать вакантные должности, вы должны сформировать у себя в госоргане реестр возможных претендентов — кадровый резерв (ч. 1, 4 ст. 64 Закона о государственной гражданской службе).
Для этого в вашем госоргане должно быть утверждено положение о кадровом резерве (ч. 11, 12 ст. 64 Закона о государственной гражданской службе, п. 4 Указа Президента РФ от 01.03.2017 N 96). См., например, Положение Росфинмониторинга.
При формировании резерва руководствуйтесь положением своего госоргана.
Готовое решение: Как формируется кадровый резерв госслужбы (КонсультантПлюс, 2022) {КонсультантПлюс}