Если квалифицированную ЭП компании выдала ФНС, обычные сотрудники не вправе заверять ею служебные документы. Для этого нужны личная цифровая подпись из коммерческого удостоверяющего центра и доверенность от руководителя. С 1 марта она должна быть машиночитаемой.
На уровне закона определили лишь основные требования к такой доверенности. Более подробные правила установили Минцифры и правительство.

Обзор: «Заработали подзаконные акты о машиночитаемых доверенностях на подписание электронных документов» (КонсультантПлюс, 2022) {КонсультантПлюс}